A la primavera del 2020, l’actitud respecte al format de treball remot era com una cosa extravagant i fins i tot divertida, que “només cal suportar-ho”. Des de llavors, la situació ha canviat: ens hem adonat que el coronavirus és per molt de temps. Des de l’1 de gener es va legalitzar el teletreball. Fins i tot abans, moltes empreses van decidir canviar a un mode de treball remot per sempre: segons un estudi de PwC i NAFI, un terç de les empreses russes planeja mantenir un mode remot almenys un any o dos més, i moltes, de manera permanent, a total o parcial. Alhora, ha augmentat el nombre d’hores de treball quan es treballa des de casa.
Olga Kitaina, psicòloga en exercici, fundadora i directora general del servei de selecció de psicòlegs Alter, cap d’una oficina remota
La transició a un format de treball inusual va ser estressant per a la majoria, i l’adaptació al mateix pot trigar molts mesos. Reflexionant sobre l’experiència de l’any passat, l’he inclòs en una llista de comprovació sobre com ajudar-vos a mantenir la vostra productivitat i prevenir l’esgotament (molts, per desgràcia, han aconseguit assegurar-se que sigui més que possible a distància), si treballa des de la llar ja no és un fenomen temporal que cal "suportar", sinó una part de la vida.
Aquestes recomanacions es basen no només en la meva pràctica com a psicòleg, sinó també en l’experiència de gestionar un equip distribuït: des dels seus inicis el 2017, tots els empleats del servei Alter han estat treballant remotament des de diferents ciutats i països.
Llavors, què podeu fer perquè el comandament permanent sigui còmode per a vosaltres?
Pas 1: tenir cura de les necessitats bàsiques
Quan es treballa des de casa, sovint falta comunicació directa i l’autoorganització també pot ser problemàtica. A moltes persones els falta espai personal, és difícil mantenir un equilibri entre la feina i el joc. Alguns executius poden sentir que els processos s’escapen de control; com a resultat, es posen nerviosos i demanen més als empleats que abans.
En aquest context, és fàcil oblidar-se de l’autocura bàsica. Torneu a la feina el nou any, inspeccioneu les vostres necessitats bàsiques.
© iconscout.com
Dormir i menjar: ometeu activitats innecessàries en favor d’hores de son addicionals. Dormiu i mengeu prou, no mengeu en excés. Col·loqueu un got i una garrafa d’aigua a la taula de treball per recordar-los. Proveu-vos d’aperitius saludables perquè pugueu satisfer la vostra fam fins i tot en cas d’emergència.
Exercici: fer exercici regularment augmenta els nivells d’energia (i, per tant, l’eficiència), ajuda a controlar l’ansietat i l’estrès i millora l’estat d’ànim. A més d’entrenar (al gimnàs o a casa), el treball sedentari requereix passejades curtes i escalfaments durant el dia. Per no oblidar-los, configureu recordatoris al telèfon.
Comunicació: manteniu-vos en contacte amb els companys de feina, en xats de treball, per vídeo, per telèfon. Si encara no heu iniciat un xat o un grup de comunicació informal, feu-ho avui mateix; això substituirà el vostre cafè del matí i l'intercanvi de notícies. La comunicació pot semblar una distracció del treball, però en realitat augmenta la productivitat a la llarga [1].
Quan es compleixin les necessitats bàsiques, estructura el teu temps i espai:
- Observeu el règim. Vés al llit i lleva’t a la teva hora habitual. Preneu els mateixos descansos i menjars que a l’oficina. Utilitzeu el temps que passeu a la carretera per fer alguna cosa agradable per vosaltres mateixos.
- Organitzeu un inici i un final clars de la vostra jornada laboral. Això és necessari per aconseguir un equilibri entre el treball i el joc.
- Designar diferents àrees de treball i "vida personal" a l'interior de l'apartament. Crear un ambient adequat a la zona de treball; Intenteu fer l’espai ergonòmic, però no oblideu envoltar-vos de coses agradables: fotografies, records, subministraments d’oficina bonics. Quan treballeu des de casa, no cal que porteu un vestit de negocis, però no us mantingueu en pijama. Permeteu-vos la roba còmoda i agradable habitual per a vosaltres.
© iconscout.com
Pas 2: implementeu un sistema de gestió del temps
Establir límits per a la productivitat i el descans. Per exemple, accepteu amb vosaltres mateixos no tocar el telèfon durant 15 minuts. Mireu com us va. Després, augmenteu gradualment els buits. Això ajuda a mantenir el focus [2].
Utilitzeu tècniques que augmentin la concentració. Per exemple, Pomodoro [3]: aquest programa divideix el treball en segments ("tomàquets") de 30 minuts, dels quals 25 minuts són de treball continu, 5 minuts és un descans, cada quatre "pomodoro" és un llarg descans de 15- 30 minuts.
Practiqueu la meditació durant almenys uns minuts, però regularment. Això ajudarà a desenvolupar la consciència.
Proveu diferents sistemes de gestió del temps i trieu el que millor us funcioni.
© iconscout.com
Pas 3: alinear límits
No tothom aconsegueix retirar-se en un apartament i treballar tranquil·lament. Tots els membres de la família es podrien transferir a una ubicació remota. Què fer si els deures distreuen la feina?
Us ajudarà a acceptar el fet que si teniu parella, fills, mascotes, és probable que el treball mai sigui "tranquil i tranquil". I aquesta és la "nova norma".
Mantenir límits amb altres membres adults de la família. Tingueu clar com, quan i quan treballareu. Acordeu quan us heu de distreure mútuament, quan no (per exemple, durant una trucada important o tancar un termini).
Els nens també necessiten fronteres saludables. Digueu-los clarament quan podeu i no us ha de molestar; quan passes temps amb ells. Podeu pensar en una manera interactiva de fer-ho: per exemple, poseu una joguina a prop de la porta que esteu treballant darrere. Feu un horari: acordeu que passareu, per exemple, 20 minuts junts cada dues hores.
© iconscout.com
Ajudeu els nens a planificar les seves activitats. Treballeu junts per planificar què faran i quan. Si el dia està estructurat, és menys probable que els nens us distreguin i demanin atenció immediata.
Comparteix la cura dels nens amb altres membres de la família. Les col·laboracions i el suport són especialment importants en aquest moment.
Com comportar-vos si sou cap i necessiteu gestionar una oficina remota?
Ets líder, de manera que tens més càrrega de suport als empleats. Quan treballeu a distància, l’equip us necessita especialment.
Recordeu que és important una comunicació coherent, clara i transparent. Expliqueu la situació als empleats, expliqueu obertament la vostra posició, justifiqueu les mesures preses. En una situació d’incertesa (i això, malgrat l’èxit en la lluita contra la pandèmia, encara persisteix), l’ansietat general augmenta; qualsevol insinuació genera instantàniament especulacions. És important que els empleats vegin que la direcció té un pla d’acció i l’aplica constantment.
Estigueu atents a l’estat emocional dels empleats, vigileu els signes d’esgotament [4]. Digueu que esteu obert a la comunicació, l’empatia i el suport.
© iconscout.com
Presteu més atenció a la motivació dels empleats. Tingueu en compte que els pot costar equilibrar la feina i la llar.
Presteu atenció a la planificació i sincronització de fluxos de treball. Assegureu-vos que els empleats tinguin accés remot als documents i recursos necessaris perquè puguin comunicar-se lliurement entre ells. Això ajudarà a reduir l’ansietat i a protegir l’equip d’ansietat innecessària.
Prepareu algun tipus d’activitat social i reunions, tant en línia com fora de línia. Per a la majoria de la gent, és important no sentir-se completament aïllat, sinó sentir-se recolzat pels altres.
Recordeu que us recolzeu. Pot valer la pena crear un xat o trucar a altres executius que conegueu per compartir experiències, fer recomanacions i donar-se suport mútuament si apareixen dificultats.
Recordeu, no esteu sols. Durant l’últim any, tots hem accelerat mitjançant canvis, molts dels quals, de manera amistosa, triguen anys; aquests canvis es van produir espontàniament, en gran nombre i van afectar totes les esferes de la vida. La nostra psique encara s’adapta a la nova realitat. Moltes persones passen per les mateixes dificultats. És important mostrar preocupació, comprensió i suport tant cap als altres com cap als vostres.
I si creieu que no ho podeu fer tot sol, no dubteu a buscar ajuda professional. El suport oportú d’un psicòleg ajudarà a superar la crisi amb pèrdues mínimes i a adaptar-se ràpidament a la situació.
Com mantenir la motivació i no distreure’s en el treball a distància.